معرفی بهترین نرم‌افزار اتوماسیون اداری

آشنایی با بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری

امروزه هر کسب و کاری می‎تواند از بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری برای ساده سازی عملیات خود بهره مند شود. در حال حاضر ابزارهای اتوماسیون با راه‌حل‌های بی‌شماری در دسترس است که به آسانی قابل استقرار، نگهداری و مقیاس‌بندی بر اساس نیاز شما هستند. 

امروزه پذیرش نرم‌افزار اتوماسیون در سازمان‌هایی با هر اندازه گسترش یافته است. بخش‌های مالی، منابع انسانی، حقوق و دستمزد، فناوری اطلاعات و مهندسی همگی از فناوری‌هایی بهره می‌برند که کارهای روزمره و تکراری را از جریان کار روزانه حذف می‌کنند.

در حالی که برخی از ابزارهای اتوماسیون به یک بخش خدمت می‎کنند، پلتفرم‎ های دیگر این سیستم های مختلف را به هم متصل می‎کنند تا اجرای یکپارچه اطلاعات را در سراسر عملکردهای تجاری ارائه دهند. برای آن دسته از سازمان‌هایی که می‌خواهند با بالاترین کارایی ممکن کار کنند، ابزارهای اتوماسیون زیر تهیه شده است که به شرح زیر است:

1. نرم افزار اتوماسیون اداری دایا

این نرم‌افزار با امکاناتی از قبیل، نامه‎ نگاری و بایگانی داده ها جهت استفاده در سیستم‎های اداری در ارائه بهترین عملکرد به شما کمک شایانی می‎کند. با استفاده از آن نه تنها راندمان کاری شما افزایش خواهد یافت، بلکه در وقت و هزینه خود هم صرفه‎ جویی می‎کنید. اگر بخواهیم مهم‎ترین امکانات نرم افزار اتوماسیون اداری دایا بیان کنیم به شرح زیر است:

• برخورداری از داشبورد مدیریتی

• دارای فرایند نامه نگاری و بایگانی اطلاعات

• برخورداری از کارتابل اتوماسیون اداری

• برخوداری از فرایند ثبت نامه‎ های مختلف

• دارای بخشی به نام اتوماسیون من( مدیریت کارهای شخصی)

ابزارهای اتوماسیون به تیم شما کمک می‎کند تا هر روز کارهای بیشتری انجام دهید. با ابزارهای مناسب، امروز می‎توانید فرایند اتوماسیون خود را شروع کنید و کنترل اطلاعات کسب و کار خود را دوباره به دست آورید. مدیریت اسناد، جستجوی آن و سازماندهی هوشمند فایل با پورتال‎های مشتری شما را قادر می سازد تا مبنایی برای ارائه اتوماسیون موفق در آینده ایجاد کنید.

انتخاب بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری برای کسب و کار شما بستگی به این دارد که در کجا بیشترین ناکارآمدی را تجربه می‌کنید. فرآیندهای دستی فقط زمانبر نیستند، بلکه آنها همچنین به منابع انسانی برای اجرا نیاز دارند و ممکن است مستعد خطا باشند. کسب‌وکارهایی که می‌خواهند مسیر اتوماسیون را شروع کنند، اغلب به دنبال ابزارهایی هستند که پردازش سریع و کارآمد سوابق و اسناد تجاری را برای ضبط، ذخیره‌سازی و بازیابی آسان‌تر ممکن می‌سازد.

آشنایی با دیگر نرم افزار اتوماسیون اداری

هنگامی که فرآیندهای مختلف جهت مدیریت اسناد خود را خودکار کردید، می‎توانید ابزارهای اضافی را برای اتصال بخش‎ها، ایجاد یک منبع واحد و هدایت گردش کار در سراسر کسب و کار ادغام کنید. پنج ابزار زیر می‎توانند به شما کمک کنند تا از اتوماسیون اداری استفاده کنید که شما را قادر می‎سازد در زمان کمتر و بدون خطا کارهای بیشتری انجام دهید.

1. سیستم اتوماسیون اداری فراگستر

این سیستم، دارای ظاهری ساده و کاربردی است که به راحتی در ثبت، گردش اطلاعات و مدیریت مکاتبات درون و برون سازمانی موثر است. کارایی و راحتی فرایندهای تجاری را برای کسب و کارهای مختلف فراهم می‎کند. این نرم‎افزار قابلیت‎های زیر را به همراه دارد:

• بایگانی داده ها

• مدیریت اسناد مختلف در هر زمان و مکان

• ارائه سرعت و امنیت بالا در حین کار

به جرات می‎توان گفت که شرکت فراگستر به دلیل اینکه رتبه 1 شورای عالی انفورماتیک است، یکی از بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری است که سال‎های زیادی است که مدیریت فرایندهای سازمانی را به عهده گرفته است. این سیستم تاکنون کمک زیادی به شرکت‎هایی چون ایرانسل و بانک ملی کرده است.

2. سیستم اتوماسیون اداری چارگون

این اتوماسیون، بیش از دو دهه است که به ارائه راهکارهای موثر برای حوزه هایی چون منابع انسانی، منابع مالی، لجستیک و اتوماسیون اداری می‎پردازد. این نرم افزار موجب پشتیبانی از فرایندها و ابزارهای موردنیاز زیر می‎کند:

• مکاتبات مالی

• گردش نامه ها

• مدیریت زمان پرسنل

• مدیریت کارها و جلسات

• ارائه اطلاعات به سازمان‎ها

3. سیستم اتوماسیون اداری پیوست

این سیستم نزدیک به سه دهه است که نرم افزارهای ادارای در حوزه‌های سازمانی مختلف را توسعه می‎دهد. دارای کارتابل تحت وب است که به عنوان دستیار الکترونیکی در اختیار کارمندان و مدیران قرار می‎گیرد تا راحت‎تر بتواند فرایندهای روزمره کاری خود را مدیریت کنند. قابلیت انجام کارهای زیر را دارا می‎باشد:

• انجام مکاتبات رسمی با شرکت‎های مختلف

• گردش اطلاعات

• انجام کارهای مرتبط با سازمان و پرسنل

• مقیاس‎ پذیری و انعطاف پذیری با محصولات مختلف

4. سیستم اتوماسیون اداری تحت وب همکاران سیستم

همکاران سیستم از فرایند تحت وب استفاده می‎کند و از سال 1366 فعالیت خود را آغاز کرده است. در حوزه‎ ای مختلف سازمان‎ها را هدایت و مدیریت می‎کند:

• انجام مکاتبات اداری

• مدیریت فرایندهای سازمانی

• ارائه سرعت و امنیت بالا در حین انجام کار

• برخورداری از سهولت کاربری

5. سیستم اتوماسیون اداری آیکن

این سیستم هم به عنوان بهترین نرم‌افزار اتوماسیون اداری شناخته شده است، چرا که رتبه 1 شوارای عالی انفورماتیک را داراست. در حوزه‎های مختلفی به ارائه خدمات به سازمان‎ها می‎پردازد. دارای آی‎کن مبتنی بر وب است که فرایندهای زیر را انجام می‎دهد:

• ابزاری مناسب برای دیجیتالی کردن فرایندهای سازمانی

• حذف کاغذ از سیستم اداری

• قابلیت گردش کار

• ارائه سرویس‎های الکترونیکی به کارمندان و مشتریان

• ارتباط گیری با نرم افزارهای دیگر مثل حسابداری، کارگزینی، شرکتی و ...

نکات مهم درباره بهترین نرم‌افزار اتوماسیون اداری

اکثر متخصصان امور مالی به ابزارهای اتوماسیون حسابداری به عنوان راهی برای صرفه جویی در زمان فکر می‌کنند، اما چنین ابزارهایی می‌توانند ارزش بیشتری را ارائه دهند، یعنی کاهش ریسک. اول اینکه خودکار کردن هر فرآیندی احتمال خطای کاربر را کاهش می‎دهد. 

ثانیاً، خودکارسازی وظایف رایج کارمندان، امکان گزارش‌دهی بلادرنگ را باز می‌کند، به این معنی که تیم‌های مالی می‌توانند مشکلات بالقوه را پیدا کنند و در حالی که هنوز نسبتاً جزئی هستند، آنها را حل کنند. در نهایت، اتوماسیون می‎تواند با قرار دادن بسیاری از تراکنش‎های اساسی در دست رایانه‎ها، راحتی را برای مدیران و کارمندان امکان‎پذیر کند.

هنگامی که پتانسیل عظیم خودکارسازی فرآیندهای حسابداری خود را در همه سطوح درک کردید، گام بعدی این است که بفهمید کدام ابزارهای اتوماسیون حسابداری را می‎خواهید بکار ببرید. با توجه به تعداد زیادی از این ابزارها در چند سال گذشته، این یک چالش کم اهمیت نیست.

 انتخاب بهترین نرم‌افزار اتوماسیون اداری به معنای درک این است که هر یک از این برنامه‌ها چه کاری انجام می‌دهند، چگونه کار می‌کنند و اینکه آیا برای شرایط خاص شما مناسب هستند یا خیر. در اینجا برخی از اطلاعات اولیه بهترین ابزارهای اتوماسیون وجود دارد تا به شما کمک کند تعیین کنید کدام یک برای شما مناسب است.

در حالی که نرم افزار اتوماسیون در ابتدا می‎تواند ترسناک به نظر برسد، اما دارای پروتکل‎ های اتوماسیون خاصی هستند که برای افزایش کارایی کسب و کار شما و صرفه جویی در زمان عالی می‎باشند. می‌توانید با استفاده از آن‎ها فرآیند خود را کاملاً خودکار کنید، یا می‌توانید از برنامه‌ای استفاده کنید که دارای چند ویژگی اتوماسیون داخلی ساده در این فناوری است. مهم نیست که کدام برنامه را انتخاب کنید، هر یک از این پلتفرم‎ ها به روش‎های زیر به کسب و کار شما کمک می‎کند:

صرفه جویی در زمان: با خودکار کردن وظایف، می‎توانید زمان خود را برای تمرکز روی چیزهای مهم‎تر آزاد کنید.

افزایش بهره وری: وظایف خودکار طبق برنامه زمانی خود اجرا می‎شوند، به این معنی که لازم نیست نگران فراموش کردن یا نادیده گرفتن یک کار باشید.

سازگاری را افزایش می‎دهد: اتوماسیون همه فعالیت‎ها را بدون هیچ گونه مشکل یا اشتباهی به خوبی اجرا می‎کند.

چگونه بهترین نرم‌افزار اتوماسیون اداری را برای کسب و کار خود انتخاب کنیم

طی چند سال گذشته، پلتفرم‌های اتوماسیون شاهد رشد انفجاری بوده‌اند.

در حالی که می‎دانیم این پلتفرم‎ها هنگام راه اندازی یک کسب و کار آنلاین معجزه می‎کنند، اما اولین سوالی که باید بپرسیم این است که چگونه می‎توانید بهترین نرم‌افزار اتوماسیون اداری را انتخاب کنید؟ برخی از ویژگی‎ های کلیدی که باید به دنبال آن باشید چیست؟ هنگامی که شروع به بررسی این ابزارهای اتوماسیون می‎کنید، به خاطر داشته باشید که می‎خواهید در فرآیند کسب و کار خود چه چیزی را خودکار کنید. پلتفرم‌های نرم‌افزار اتوماسیون معمولی راه‌حل‌هایی را برای خودکار کردن برخی (یا همه) این وظایف ارائه می‌دهند:

• بازاریابی ایمیلی

• ادغام و مدیریت هزینه

• تجزیه و تحلیل

• وظیفه گردش کار

سخن پایانی

وقتی به برنامه‌های موجود در بازار امروز نگاه می‌کنید، فهرستی از ویژگی‌هایی که می‌خواهید هنگام اجرای آنلاین کسب‌وکارتان از آن‌ها استفاده کنید، نگه دارید. برخی از گزینه‌ها ممکن است قوی‌تر (و گران‌تر) از آن چیزی باشند که به دنبال آن هستید. در اینجا پیشنهاد می‎کنیم از نرم‎افزار دایا به عنوان بهترین نرم‌افزار اتوماسیون اداری برای بهبود کسب و کار خود استفاده کنید.