رابطه واحد Compliance با سایر بخش‌های شرکت و با اشخاص ثالث
جایگاه واحد Compliance در شرکت (یا بانک) چیست و رابطه آن با سایر بخش‌ها به چه صورت باید باشد؟ در این نوشته سعی شده است این مطلب به اختصار توضیح داده شود. اگر بخواهیم واحد Complliance جایگاه مناسبی در شرکت داشته باشد باید این ویژگی ها وجود داشته باشد:
1. باید مفهوم ریسک Compliance در سراسر شرکت تعریف و فهمیده شده باشد.
2. مسئول Compliance باید دسترسی مستقیم به مدیر عامل و سایر مدیران ارشد شرکت داشته باشد تا بتواند بدون نگرانی از اینکه مقامات بالاتر در شرکت مانع از سخن گفتن وی شوند، مسائل و دغدغه‌های خود را به اطلاع مدیریت شرکت برساند. همچنین باید مسئول Compliance بتواند به یکی از اعضای مستقل رکن اداره کننده شرکت (مثل یکی از اعضای غیر موظف هیأت مدیره) دسترسی داشته باشد و امکان گزارش دادن به وی را داشته باشد؛.
3. رئیس واحد Compliance باید در شرکت جایگاهی متناسب با شأن این واحد داشته باشد.
4. باید جلسات منظمی بین مسئول Compliance و مدیران ارشد وجود داشته باشد تا هر دو طرف به طور کامل و به روز در جریان امور قرار گیرند و تحولات برنامه‌های خود را ارزیابی نمایند.
5. تمامی سطوح شرکت و خصوصاً مدیران شرکت، خریدار و مشتری آن چیزی باشند که Compliance عرضه می‌کند.
6. مدیریت ارشد شرکت باید مسئولیت‌های خود در رابطه با Compliance را بپذیرد و این مسئولیت‌ها را جدی بگیرد.
7. مدیریت ارشد باید عناصر کلیدی رژیم نظارتی حاکم بر شرکت و اثر آن بر فعالیت‌ها و اهداف شرکت را درک کند.
8. مدیریت ارشد شرکت باید از واحد Compliance به طور کامل حمایت نماید.
9. واحد Compliance باید به تمامی کارکنان و سوابق در داخل شرکت دسترسی داشته باشد و حق مورد چالش قرار دادن تمامی واحدها، ادارت و رویه‌ها در داخل شرکت را داشته باشد.
10. باید به واحد Compliance به چشم یک همکار در کسب و کار شرکت نگاه شود نه یک مانع در جهت انجام فعالیت‌های شرکت.
11. نمایندگان واحد Compliance باید به تمامی جلسات مهم کاری شرکت دعوت شوند تا درکی کامل از برنامه‌های کاری شرکت و اولویت‌های آن داشته باشند و به این ترتیب بتوانند فعالیت‌های خود را با آن برنامه‌ها و اولویت‌ها هماهنگ نمایند.
12. بخشی از پاداش سالانه‌ای که به کارکنان شرکت داده می‌شود مبتنی بر درک کارکنان از موازین نظارتی و شیوه عملکرد اخلاقی و مشتری مداری آنها باشد.
13. منافع شرکت باید با الزاماتی که واحد Compliance بیان می‌کند هماهنگ شوند و درخواست‌ها و توصیه‌های واحد Compliance باید در شرکت جدی گرفته شده و مطاع باشند.
14. باید در شرکت یک کمیته ریسک Compliance وجود داشته باشد که باید تصمیمات پیچیده مربوط به امور نظارتی را اتخاذ کند. در این کمیته باید علاوه بر کارکنان بخش Compliance مسئولان ارشد سایر بخش‌ها نیز عضویت داشته باشند. وظیفه این کمیته را می‌توان بر عهده کمیته ریسک یا کمیته حسابرسی نیز قرار داد.
15. مدیران ارشد شرکت باید از طریق جلسات منظم از فعالیت‌ها و اولویت‌های واحد Compliance مطلع شوند.
16. وقتی واحد Compliance تصمیماتی را در خصوص مسائل نظارتی می‌گیرد باید به ابعاد و آثار تجاری آن تصمیمات توجه داشته باشد و اجرای مقررات نظارتی را به نحوی مهندسی کند که نتیجه تجاری مطلوب حاصل شود.
17. وقتی که شرکت به خدمات و فعالیت‌های جدیدی فکر می‌کند و آنها را طراحی می‌کند در همان مراحل اولیه باید به بحث Compliance و رعایت آن هم فکر کند چرا که این باعث می‌شود رعایت مقررات ساده‌تر شود.
18. باید همه بخش‌ها و همه سطوح شرکت به مزایای Compliance معترف باشند و دستورات واحد Compliance را با میل و رغبت اجرا نمایند.
19. واحد Compliance باید روابط مناسبی با سایر واحدهای کنترلی داشته باشد و هم منابع خود را با آنها به اشتراک بگذارد و هم اینکه با آنها تبادل دانش داشته باشد. باید در مواردی که بین کارکردهای واحد Compliance و سایر واحدهای کنترلی در شرکت همپوشانی وجود دارد، حدود مسئولیت‌های هر کدام به روشنی تعریف شده باشد.
20. واحد Compliance باید به طور منظم تحلیل هزینه – فایده نماید تا مشخص نماید که چه مقدار ارزش افزوده برای شرکت تولید می‌کند.
21. واحد Compliance باید در خصوص عملکرد خود تحقیقات رضایت مشتری انجام دهد تا ببیند سایر بخش‌های شرکت چه طرز تلقی از این واحد دارند و مشخص کند که در کدام زمینه‌ها نیاز به بهبود و پیشرفت وجود دارد.
22. کمیته حسابرسی یا بخش مناسب دیگری از شرکت باید به طور دوره‌ای عملکرد واحد Compliance را بررسی کند تا سطح خدماتی که ارائه می‌شود و قسمت‌هایی که نیاز به بهبود دارند را مشخص نماید.
23. همه کارکنان شرکت به این درک برسند که واحد Compliance تسهیل کننده کار آنهاست و واحد Compliance تشکیل نشده است که به جای آنها Compliance را انجام دهد. به عبارت دیگر، کارکنان شرکت وظیفه خود در رابطه با Compliance را انجام دهند و آن را بر دوش واحد Compliance نگذارند.
24. باید گزارش‌های منظمی در خصوص اندازه‌گیری ریسک Compliance به مدیریت شرکت ارائه شوند.
25. رابطه بین واحد Compliance و سایر بخش‌های شرکت باید در یک سند رسمی مثل تفاهم‌نامه Compliance یا منشور Compliance درج شده باشد.
رابطه واحد Compliance با اشخاص ثالث
1. باید رابطه مناسبی با نهادهای نظارتی داشته باشد.
2. در یک موسسه مالی باید رابطه مناسبی با بورس و اتاق تسویه داشته باشد.
3. باید رابطه مناسبی با واحدها و مسئولین Compliance در سایر شرکت‌ها داشته باشد تا اگر به مشکلی برخورد کرد و در جایی نمی‌دانست که چگونه باید اقدام کند، از آنها مشورت بگیرد.
4. باید در انجمن‌های حرفه‌ای و نهادهای تخصصی ذیربط عضویت داشته باشد تا از آخرین تحولات مربوط به این امر مطلع باشد.
5. درک روشنی از آنچه توسط انجمن‌های حرفه‌ای ارائه می‌کنند یا باید ارائه کنند داشته باشد تا بتواند در موارد نیاز از خدمات آنها استفاده کند.
6. از طریق پاسخ دادن به پرسش‌های مشورتی که مقامات نظارتی می‌فرستند و نیز از طریق مشارکت در گروه‌های ذینفع و لابی‌هایی که برای وضع و تغییر مقررات شکل می‌گیرند، در شکل‌گیری مقررات و موازین نظارتی ایفای نقش نماید.
آدرس کانال
https://telegram.me/haghanbari
اخبار مرتبط:
مسئول Compliance چه ویژگی‌هایی دارد؟
مفهوم Compliance چیست؟
