چگونه نرم افزار CRM فرآیند مدیریت فروش کسب‌و‌کارها را قدرتمند می کند

مدیران و تیم‎های فروش همواره نیروهای سازمان برای شکار فرصت‎ها تحت فشار می‎گذارند. در بازارهای فعلی که شرایط دائما در حال تغییر است، پیش افتادن از رقبا به یکی از چالش‎های جدی سازمان‎ها تبدیل شده است. با این حال می‎توان با به کارگیری CRMهای مدیریت فروش هوشمند در فرآیندهای مدیریت فروش، اقدامات تیم‎های فروش را به سمت موارد پرسودتر هدایت کرد.

چنین ابزاری به افزایش حجم فروش سازمان کمک کرده، باعث رشد سازمان شده و حاشیه سود ایجاد شده را بهبود می‎دهد. سازمان‎های امروزی برای آن که بتوانند از پس چالش‎های کسب‌و‌کار بربیایند و از رقبا پیش بیفتند، عموما به استفاده از نرم افزار CRM به عنوان راهکاری برای تکمیل برنامه‎های فروش روی آورده‌اند.

مدیریت فروش؛ بازی پرچالش این روزها

با فشار زیادی که سازمان‎ها با افزایش انتظارات فروش وارد می‎کنند، مدیریت فروش فرآیندی پیچیده و دشوار می‎شود. اما این پایان داستان نیست. مدیران فروش مجبورند نیروهای فروش خود را که هر یک مشخصات و شرایط متفاوتی دارد، برای انجام این مهم هماهنگ کنند.

نیروهایی که هر یک راه و روش خود را برای انجام وظایف فروش دارند. همزمان، رهبران فروش سازمان باید هر یک از این نیروها را جداگانه رصد و پایش کنند تا بتوانند عملکرد آنان را مورد ارزیابی قرار داده و به مشکلاتی که حین فروش و عقد قراردادها مواجه می‎شوند رسیدگی کنند.

در کنار تمرکز بر حداکثر کردن سود تیم و سازمان، آن‎ها باید به بهترین نحو به خواسته‎های مشتریان و ارزش‎های مدنظر آنان رسیدگی کنند. طبیعتا انجام تمامی ‎این موارد به گونه‌ای بهینه و یک جا آن هم تنها توسط یک نفر کار چندان ساده ای نیست.

نرم افزار CRM، راهکاری عالی برای مدیریت فرآیندهای فروش

رهبران فروش سازمان با داشتن ابزاری برای مدیریت ارتباط مشتریان، می‎توانند تمامی‎کارهای ذکر شده در حیطه وظایفشان را مدیریت کنند. به این ترتیب می‎توانند حتی به اهداف فروشی فراتر از انتظارات سازمان دست یابند. این ابزار سودمند مدیران را در بهینه سازی عملکرد تیم‎های فروش یاری می‎کند و این امکان را فراهم می‎آورد تا بتوانند از فرصت‎های موجود حداکثر استفاده را ببرند.

CRMهای فروش به ساختارمند شدن و ایجاد یکپارچگی در عملکرد کارکنان نیز کمک می‎کنند و مدیران فروش می‎توانند بر وضعیت پیشرفت مشتریان هریک از این نیروها در قیف‎های فروش نظارت کنند. با استفاده از چنین ابزاری مدیران فروش هواره در جریان آخرین پیشرفت‎های اقدامات فروش کارکنان قرار می‎گیرند و همین آن‎ها را قادر می‎سازد تا در موارد مورد نیاز وارد عمل شوند و به پیشبرد مذاکرات و عقد قرارداد کمک کنند.

تاثیرات کنترل فرآیند مدیریت فروش با استفاده از CRM

پیگیری پیشبرد فرآیند با رصد روزانه فعالیت اعضای تیم

برای آن که بتوان نقاط قوت و ضعف تیم را به خوبی شناسایی کرد، باید فعالیت‎های اعضای تیم به صورت مداوم رصد شوند. به این ترتیب می‎توان در جریان تمامی‎تماس‎ها، بازاریابی‌های تلفنی، مکاتبات ایمیلی، جلسات برگزار شده و ... قرار گرفت. انجام تمام این کارها در حالت عادی کمی ‎ناممکن به نظر می‎رسد اما با ایجاد اتوماسیونی برای این مورد، می‎توان ارزیابی کامل و باکیفیتی از تمامی ‎مراحل فرآیند ایجاد کرد.

نرم افزارهای CRM ابری، مانند نرم افزار CRM سرو، می‎توانند تمامی‎این امکانات را در اختیار شما قرار دهند. به کمک گزارش‎های جامعی که از فعالیت‎های اعضای تیم ارائه می‎شود، می‎توان داده‎های ساختار یافته‌ای تهیه کرد و اطلاعات کاملی از تمامی‎ اقدامات انجام شده به دست آورد. امکان تجمیع و پیاده سازی تمامی ‎این اقدامات در یک پلتفرم واحد فراهم است و می‎توان روزانه فعالیت‎های تمامی‎اعضای تیم و بازاریابی‌های تلفنی برگزار شده را رصد کرد.

تحلیل شاخص‎ها

اعداد حاصل از هر شاخص، معیار مناسبی برای برآورد عملکرد تیم‎ها، تحلیل فرآیند فروش و کشف الگوهای موثر است. نرم افزار CRM با تسهیل کارها، به شما در پایش و حفظ این اعداد مهم کمک می‎کند. با پیش چشم داشتن اعداد شاخص‎های مهم فروش، می‎توان بر بهبود عملکرد تیم و افزایش درآمد شرکت تمرکز کرد.

با استفاده از فیلترهای CRM، می‎توان دید کاملی از مهم‌ترین شاخص‎های فروش داشت. شماری از کاربردی‌ترین شاخص‎ها برای مدیریت فرآیند فروش عبارتند از:

• تعداد تماس‎ها در هر روز

• تعداد کل معاملات

• نسبت معاملات در آستانه انعقاد

• مدت زمان پاسخگویی مشتریان بالقوه

• نرخ موفقیت فرصت‎ها

چنین اطلاعاتی به شما کمک می‎کند تا بتوانید برنامه ریزی بهتر انجام داده و کنترل دقیق تری بر فرآیندها داشته باشد.

کمک به پیش بینی فروش

مدیران فروش اساسا باید به مدیران بالادستی خود پاسخگو باشند. این افراد باید بتوانند جزییاتی از عملکرد نیروهای خود را گزارش کنند و اطلاعات مفیدی مانند موارد زیرا با آن‎ها به اشتراک گذارند:

• فروش‎های انجام شده در دوره‎های گذشته

• تعداد مذاکراتی که احتمالا در آینده نزدیک به فروش ختم خواهند شد

برای دستیابی به مواردی، جزییات و اطلاعات دقیقی از فرآیند فروش نیاز است و CRM می‎تواند در ترسیم چشم انداز درستی از وضعیت فروش سازمان، کمک شایانی کند. با استفاده از CRM و به کمک بررسی فروش‎های پیشین شرکت، می‎توان فروش‎های آتی تیم را تحلیل و پیش بینی کرد . چنین داده‎هایی می‎توانند در تدوین استراتژی‎های سازمان برای دست‌یابی به حجم فروشی مشخص نیز کمک کنند.

تعریف وظایف

مدیران فروش باید در تفویض اختیارات و تعیین وظایف تیم بسیار محتاط باشند. حتی توزیع مخاطبان و شرکت‎های طرف مذاکره نیز باید به دقت صورت گیرد تا هم تمامی ‎نیروهای از فرصت‎های عادلانه ای بهره مند شوند و هم میان آن‎ها تعارضی شکل نگیرد.

با استفاده از اتوماسیون‎های جریان کاری موجود در نرم افزارهای مدیریت ارتباط با مشتریان، تفویض وظایف ساده‌تر می‎شود. به محض آن که فعالیت، قرارداد و یا مخاطب جدیدی در سیستم ثبت شود، با جریان‎های اتوماسیون تعریف شده در CRM، وظایف به صورت خودکار به هر فرد تخصیص می‎یابند.

با اعمال تنظیمات جریان‎های کاری، دیگر نیازی به نگرانی درباره تقسیم وظایف نیست. به کمک این بخش نه تنها تقسیم وظایف به درستی انجام می‎شود، بلکه در موعدهای مشخص، اعلان‎های یادآوری ازطریق داشبورد و یا ایمیل برای پرسنل ارسال می‎شود تا پیگیری آن کار را فراموش نکنند.

مدیران به سادگی می‎توانند وضعیت پیشرفت وظایف تخصیص داده شده به هر فرد و سررسید این وظایف را پیگیری کنند و با صرفه جویی در زمان، فرصت تمرکز بر جنبه‎های مهم‌تر کسب‌و‌کار را پیدا کنند. نرم افزار CRM سرو مدیران را در پیگیری وظایف محوله یاری می‎کند.

پیگیری وضعیت قیف فروش

به کمک CRM می‎توان دید بهتری نسبت به قیف فروش و نحوه تعامل نیروها با مشتریان بالقوه و نهایی پیدا کرد. چنان چه معیارهای مورد نیاز در زمان درست برآورده نشوند، مدیریت قیف فروش بسیار دشوار می‎شود.

تلاش کنید متوجه شوید که اعضای تیم عموما در چه کدام مرحله بیشتر به مشکل می‎خورند و علت آن چیست. به کمک CRM می‎توان بر تمامی ‎بخش‎های قیف فروش نظارت کاملی داشت و عملکرد اعضای تیم را در هر مرحله رصد کرد. این ابزار تمامی ‎مشکلات احتمالی که هر یک از اعضای تیم ممکن است در مقطعی با آن مواجه شوند را مشخص کرده و تمامی‎اطلاعات مرتبط با این موضع را در اختیار مدیران قرار می‎دهد.

به سادگی می‎توان متوجه شد که:

• کدام معاملات هنوز در قیف فروش قرار دارند.

• کدام معاملات برای مدتی طولانی متوقف و معلق مانده‎اند.

• هرکدام از نیروهای فروش سازمان برای عقد یک قرارداد از مراحل اول تا پرورش آن و شکل‌دهی فروش چه میزان زمان صرف می‎کند.

با استفاده از چنین اطلاعاتی ضمن ایجاد بهبودهایی در مراحل مختلف، می‎توان کل فرآیند را بهبود داد و کاری کرد تا شانس به سرانجام رسیدن معامله و انجام فروش بیشتر شود. به این ترتیب درآمد کلی تیم و شرکت رشد کرد و همین امر هدف غایی هر کسب‌و‌کاری است.

کلام آخر

تا زمانی که مدیران فروش سازمان نتوانند به درستی فرآیند فروش را مدیریت کنند، اعضای تیم نمی‎توانند در رقابت برای کسب سهم بیشتر از بازار موفق شوند. به کمک نرم افزار CRM می‎توان فرآیند مدیریت فروش حتی بازاریابی تلفنی را تسهیل کرده و بهبود داد.

نرم افزار CRM انعطاف پذیر و کاملی مانند «نرم افزار سرو» به شما کمک می‎کند تا:

• فروش‎ها را مدیریت کنید.

• عملکرد نیروهای فروش را تحلیل و ارزیابی کنید.

• شکاف‎های موجود در فرآیند فروش را پر کنید.

هم چنین با توجه به ارتباط دو طرفه نرم افزارSarvCRM  با نرم افزار‌های حسابداری سپیدار، راهکاران و راهکاران ابری شما می‌توانید نرم افزار یکپارچه‌ای در سازمان خود داشته باشید که مزیت اول آن صرفه جویی در وقت و آسانی در کار کردن است.

برای اطلاع از ویژگی‎ها و امکانات دیگر این نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتریان، می‎توانید با کارشناسان سرو تماس بگیرید. همچنین با ثبت نام و استفاده از نسخه آزمایشی 30 روزه رایگان این نرم افزار، می‎توانید از قابلیت‎های این ابزار و میزان تطابق آن‎ها با اهداف و نیازهای کسب‌و‌کارتان آگاه شوید.